Text copied to clipboard!
Nosaukums
Text copied to clipboard!Vienības sekretārs
Apraksts
Text copied to clipboard!
Mēs meklējam motivētu un organizētu Vienības sekretāru, kurš pievienosies mūsu komandai un nodrošinās efektīvu administratīvo atbalstu nodaļas darbībai. Šī loma ir būtiska, lai nodrošinātu vienības ikdienas darbības nepārtrauktību, koordinējot sapulces, pārvaldot dokumentāciju un atbalstot nodaļas vadītāju un komandas locekļus.
Vienības sekretārs būs atbildīgs par dažādu administratīvo uzdevumu veikšanu, tostarp iekšējās un ārējās komunikācijas koordinēšanu, dokumentu sagatavošanu un arhivēšanu, kā arī palīdzību projektu organizēšanā. Šī pozīcija prasa augstu precizitāti, labas komunikācijas prasmes un spēju strādāt dinamiskā vidē.
Ideālais kandidāts ir proaktīvs, ar spēju strādāt patstāvīgi un efektīvi pārvaldīt laiku. Viņam jābūt spējīgam uzturēt konfidencialitāti, kā arī jābūt elastīgam, lai pielāgotos mainīgām prioritātēm. Iepriekšēja pieredze līdzīgā amatā tiks uzskatīta par priekšrocību.
Mēs piedāvājam profesionālu un atbalstošu darba vidi, iespējas attīstīties un pilnveidot savas prasmes, kā arī konkurētspējīgu atalgojumu. Ja jūs esat cilvēks, kurš izbauda kārtību, organizētību un vēlas būt daļa no dinamiskas komandas, šī pozīcija varētu būt tieši jums.
Atbildības
Text copied to clipboard!- Koordinēt un organizēt vienības sapulces un pasākumus
- Sagatavot, rediģēt un arhivēt dokumentus un ziņojumus
- Pārvaldīt ienākošo un izejošo korespondenci
- Uzturēt un atjaunināt vienības datubāzes un reģistrus
- Nodrošināt administratīvu atbalstu nodaļas vadītājam un komandai
- Sekot līdzi termiņiem un atgādināt par svarīgiem notikumiem
- Koordinēt iekšējo un ārējo komunikāciju
- Palīdzēt jaunu darbinieku ievadīšanā un dokumentu sagatavošanā
- Pārvaldīt biroja piederumu pasūtījumus un krājumus
- Sagatavot atskaites un prezentācijas pēc pieprasījuma
Prasības
Text copied to clipboard!- Vidējā vai augstākā izglītība administratīvajā jomā
- Iepriekšēja pieredze līdzīgā amatā vismaz 1-2 gadi
- Teicamas latviešu valodas zināšanas, vēlamas arī angļu valodas prasmes
- Labas datorprasmes (MS Office, e-pasts, datubāzes)
- Spēja strādāt patstāvīgi un noteikt prioritātes
- Augsta precizitāte un uzmanība detaļām
- Labas komunikācijas un sadarbības prasmes
- Spēja saglabāt konfidencialitāti
- Elastība un spēja pielāgoties mainīgai darba videi
- Pozitīva attieksme un vēlme mācīties
Iespējamie intervijas jautājumi
Text copied to clipboard!- Kāda ir jūsu pieredze administratīvajā darbā?
- Kā jūs organizējat savu darba dienu un prioritātes?
- Vai jums ir pieredze darbā ar dokumentu pārvaldības sistēmām?
- Kā jūs rīkotos, ja vienlaikus būtu jāizpilda vairāki uzdevumi?
- Kādas datorprogrammas jūs pārvaldāt vislabāk?
- Vai jums ir pieredze sapulču organizēšanā un protokolēšanā?
- Kā jūs nodrošināt informācijas konfidencialitāti?
- Vai esat strādājis komandā ar dažādiem departamentiem?
- Kā jūs rīkotos, ja saņemtu pretrunīgus norādījumus no vadības?
- Kā jūs uzturat kārtību dokumentācijā un arhīvā?
